Invoiz Software im Detail. Der große Test

invoiz: Die Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer im Detail vorgestellt

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer

Ich habe auf meinem Blog ja schon ein paar Mal über invoiz geschrieben. Und jetzt setze ich mich endlich einmal hin und stelle die Features der Software detaillierter vor, als ich es bisher getan habe. Aus diesem Grund werde ich alle alten Beiträge auf diesen Beitrag weiterleiten, da dieser den bei weitem aussagekräftigsten und detailliertesten Überblick über die Software bietet.

Update: Hier ist mein Fazit zu invoiz nach einem Jahr der Nutzung und hier der komplette Riesenartikel zu invoiz: invoiz: Die Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer im Detail vorgestellt


Doch bevor ich Dich auf den Beitrag loslasse, möchte ich nur noch folgendes loswerden:

Ich nutze invoiz in der Freemium-Version.

Mit Ausnahme der Nutzung der Software stehe ich in keinerlei Geschäfts- oder persönlicher Beziehung zu invoiz, der deltra Business Software GmbH & Co. KG oder der Buhl Data Service GmbH.

Ich schreibe diesen Beitrag, weil ich gerne meine Erfahrungen teile und gute Software, gute Services oder Menschen vorstelle, die mich beeindrucken oder die mein Leben etwas leichter machen.

Und invoiz macht meinen Alltag als Entwicker und Website-Betreiber deutlich einfacher

Aus diesem Grund schreibe ich auch gerne über invoiz. Als Entwickler finde die Software einfach genial – und es kommen ständig neue Features dazu! (Danke Scrum-Team :D !)

Ich erhalte für das Schreiben dieser Beiträge kein Geld und keine anderweitige Vergünstigung. 

iSo – nun weiter um Takt :) Jetzt geht’s um invoiz!

Was ist invoiz eigentlich?

Wer invoiz noch nicht kennt, kann sich unter invoiz.de ein Bild von der Software machen.

Kurz gesagt:

Bei invoiz handelt es sich um eine cloudbasierte Lösung zum Erstellen von Angeboten und Rechnungen mit allem, was dazugehört.

So finden sich in invoiz unter anderem folgende Features:

  • Kundenverwaltung
  • Artikelverwaltung / Verwalten von Dienstleistungen
  • Angebotserstellung
  • Rechnungserstellung
  • Fortführen von Angeboten in Rechnungen
  • Erfassen von Ausgaben mit Beleg-Upload

Dabei ist festzuhalten, dass von invoiz sowohl eine Android– wie auch eine iPhone-App erhältlich sind.

Ich werde in diesem Beitrag die einzelnen Funktionen der Web-App (Webseite) genauer unter die Lupe nehmen und vorstellen.

invoiz einmal vorgestellt

invoiz richtet sich laut eigener Aussage auf der Website invoiz.de überwiegend an Freelancer und Small Businesses. Und genau dort sehe ich persönlich diese Software auch. Der Funktionsumfang ist genau auf die Arbeit von Freelancern abgestimmt und bietet wirklich alles, was man benötigt.

Ich sehe invoiz eher im Web-Bereich

Zwar kann ich mir auch vorstellen, dass ein Handwerksbetrieb – wie zum Beispiel ein Goldschmied oder Optiker – diese Software nutzen kann, doch für mich fühlt sie sich eher an als wäre sie für „online“ gemacht. Also für uns von der entwickelnden und designenden Web-Zunft.

Aber: Ich sehe invoiz nicht als Software für den Einsatz in Agenturen. Dafür fehlen so wichtige Funktionen wie Projektmanagement.

Was kostet invoiz?

Dies ist einer der – für mich auch ausschlaggebenden – USPs von invoiz.
Obwohl hinter dieser Software ein echtes Team von Entwicklern steckt, dazu noch Marketing-Menschen und noch andere Beteiligte, wird invoiz im Freemium-Modell angeboten.

Soll heißen: Für bis zu fünf Angebote und fünf Rechnungen im Monat zahlt man nichts. Die Nutzung ist komplett kostenlos und der Funktionsumfang nicht eingeschränkt.

In der kostenlosen Variante gibt es lediglich zwei Sachen, die man in Kauf nehmen muss.

Zum Einen wird einem ständig am unteren Rand der Website eine Nag-Bar angezeigt, zum Anderen wird in vom System versendeten E-Mails (Angebot oder Rechnung an den Kunden) ein Hinweis auf die Nutzung von invoiz angezeigt.

Hinweis auf kostenlose Nutzung von invoiz
Hinweis auf kostenlose Nutzung von invoiz in den Systemmails

Hinweis auf kostenlose Nutzung von invoiz

 

Wer mehr als fünf Angebote oder fünf Rechnungen im Monat erstellen muss/ darf, der kann jederzeit vom Freemium-Tarif zu invoiz Premium wechseln.

Dafür zahlt man jährlich 60 Euro zzgl MwSt. (Stand 05/2017). Das sind also nur 5 Euro (netto) im Monat. Das ist definitiv zu verschmerzen, sogar für einen Kleinunternehmer.

Kann ich invoiz vorab testen?

Wer invoiz testen möchte, ohne seine E-Mail-Adresse preiszugeben, kann dies natürlich auch tun.  Den Link zur invoiz-Demo findest Du am Ende dieses Beitrags (auf der letzten Seite).

Die invoiz-Features detailliert vorgestellt.

Wir werden in diesem Beitrag die einzelnen Features von invoiz etwas näher betrachten. In diesen Vorstellungen zeige ich kurze Videos und erkläre in Textform, was möglich ist, und was ich mir an neuen oder erweiterten Funktionen wünschen würde.

Dabei muss man natürlich immer im Hinterkopf behalten, dass invoiz eine App für das schnelle und intuitive Schreiben von Angeboten und Rechnungen ist – und somit macht es durchaus Sinn, auf einige – vielleicht wünschenswerte – Funktionen zu verzichten, um die Einfachheit der App zu gewährleisten. Von daher sind meine „Cons / Feature Request“ an den einzelnen Funktionen eher als Gedanken oder Ideen zu verstehen, und weniger als echte Kritik an fehlenden Funktionalitäten.

Kunden anlegen

Das Anlegen von Kunden geht in invoiz sehr schnell von der Hand. Die Eingabemaske ist sehr übersichtlich, das Durchwechseln durch die einzelnen Eingabefelder mit der Tab-Taste funktioniert einwandfrei und die Auto-Vervollständigung des Ortes nach Eingabe der Postleitzahl ist schnell und flüssig.

In der Kunden-Detailansicht findet sich später auch eine Umsatzübersicht der letzten 12 Monate sowie die Historie – also alle Angebote und Rechnungen, die zu diesem Kunden gehören.

Pro:

  • Anlegen mehrerer Ansprechpartner pro Kunde, optional Auswahl als Hauptansprechpartner
  • Frei festlegbare und in den Einstellungen editierbare Kundenkategorien
  • Möglichkeit, dem Kunden einen festen Rabatt (in %) auf Listenpreise einzuräumen

Con / Feature Requests

  • Keine Möglichkeit, ein Firmenlogo des Kunden hochzuladen
  • Keine Möglichkeit, für die einzelnen Ansprechpartner eine Visitenkarte hochzuladen (Scan oder Foto einer Visitenkarte)
  • Keine Möglichkeit, Notizen zu einzelnen Ansprechpartnern zu speichern (Kinder, Geburtstag der Ehefrau, … )

Artikelverwaltung in invoiz

Die Artikelverwaltung in invoiz ist wirklich gelungen und lässt kaum Wünsche offen. Neben den Standard-Artikeldaten wie Preis, MwSt-Satz, Einkaufs- und Verkaufspreis lassen sich auch ein Artikelbild und Notizen zum Artikel anlegen. Letztere kann man sich, wenn gewollt, bei jeder Nutzung des Artikels (in Angeboten und Rechnungen) anzeigen lassen. Ein Beispiel dafür siehst Du im Video zur Angebotserstellung.

Pro

  • Sehr schnelle Artikeldaten-Erfassung, intuitiv bedienbar

Con

  • Ich verstehe nicht, wofür ich ein Artikelbild hochladen kann. Es wird nachher weder in Angeboten noch Rechnungen angezeigt. Aber wer weiß, was die Entwickler sich dabei gedacht haben. Ist da evtl. ein Feature in der Pipeline, von dem wir noch nichts wissen? :D

Mit invoiz ein Angebot erstellen

Im Video zeige ich Dir, wie Du schnell und einfach ein Angebot in invoiz erstellst. Angefangen bei der Auswahl des Kunden (entweder wählst Du einen bereits vorhandenen Kunden oder gibst direkt einen neuen Kunden ein), über die Editiermöglichkeit des rechten Infobereichs bis zur Artikelauswahl und Artikel- Freitexteingabe: Die Angebots-Funktion von invoiz ist absolut ausgereift und lässt quasi keine Wünsche offen.

Kleinunternehmer-Regelung in invoiz

Wer – wie ich – als Kleinunternehmer tätig ist, wird wissen, dass er auf seinen Angeboten und Rechnungen darauf hinweisen muss, dass er als solcher tätig ist usw… Auch darf ein Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen.

invoiz: Kleinunternehmerregelung
invoiz: Kleinunternehmerregelung in den Einstellungen

Mit einem Häkchen in den Einstellungen sagen wir invoiz also, dass wir Kleinunternehmer sind – und invoiz macht den Rest für uns :)

In-Place-Editieren!

Eines der absolut besten Features der Module „Angebot“ und „Rechnung“ ist für mich die direkte Editierbarkeit von quasi allen Textinhalten der Angebote und Rechnungen.

Sowohl die Freitextbereiche ober- und unterhalb der Artikelpositionen, sondern auch die Zahlungs- und Lieferbedingungen sind direkt in der Angebotsvorschau bearbeitbar. Du kannst hier sogar direkt neue Zahlungs- und Lieferbedingungen anlegen!

Im folgenden kurzen Video zeige ich Euch ein paar der Möglichkeiten, die Ihr mit dem In-Place-Editor habt.

Ist das nicht einfach nur geil!?!

Hier gibt es keine Cons, lediglich Pros!

Pro

  • Einfach zu bedienende, ausgereifte Oberfläche
  • schnelle Dateneingabe möglich
  • Auswahl bereits vorhandener Kunden aus Kundendatenbank
  • Eingabe eines neuen Kunden, ohne die Angebotserstellung verlassen zu müssen
  • In-Place-Editor für alle Freitext-Bereiche
  • In-Place-Auswahl für Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie Neuanlage der Bedingungen, ohne die Angebotserstellung verlassen zu müssen

Briefpaper und Kopfbereich-Editor

Ein absultes Highlight von invoiz ist der Kopfbereich-Editor. Hier kannst Du Deinen eigenen Briefkopf direkt im Browser bearbeiten.

Briefpapier-Vorlagen in invoiz
Briefpapier-Vorlagen in invoiz

Invoiz bietet Dir bereits von Haus aus einige ausgewählte Briefpaper-Vorlagen, aus denen Du das für Dich am besten passende Design wählen kannst. Im Anschluss kannst Du den Kopfbereich Deinen Wünschen entsprechend anpassen.

Im folgende Video zeige ich Dir, wie Du den Briefkopf für Dich anpassen kannst.

Du siehst Alles ist flexibel und anpassbar. Und genau diese Eigenschaft macht invoiz für mich zu so einem tollen Tool.

Als nächstes zeige ich Dir, wie Du in invoiz ein Angebot in eine Rechnung umwandeln kannst.

Angebot in Rechnung umwandeln

Das will doch jeder von uns. Ein geschriebenes Angebot wird vom Kunden angenommen, wir erledigen unsere Arbeit und am Ende schreiben wir die Rechnung. Aber natürlich schrieben wir diese nicht noch einmal neu, sondern nehmen das Angebot und führen es fort.

Im folgenden Video zeige ich, wie Du in invoiz aus einem Angebot eine Rechnung erstellen kannst.

Hier gibt es wirklich nichts zu bemängeln. Nach der Umwandlung vom Angebot zur Rechnung kannst Du die Rechnung – wie auch bei der Angebotserstellung – entweder herunterladen oder direkt aus invoiz heraus per E-Mail an den Kunden senden.

Die Rechnung wurde bezahlt: Wir erfassen die Zahlung in invoiz.

Wird die Rechnung vom Kunden bezahlt, können wir die Zahlung direkt in invoiz erfassen, damit diese Transaktion nachher auch im Steuerberater-Export auftaucht.

Solange wir noch offene Rechnungen vorliegen haben, zeigt uns invoiz im Dashboard einen Hinweis auf die Anzahl der offenen Rechnungen sowie der offenen Gesamt-Rechnungssumme.

Ein weiterer toller Punkt, der direkt mit der Erstellung von Rechnungen zu tun hat, ist die Zeiterfassung.

Zeiterfassung in invoiz: Keine Minute mehr verschenken

Mit der Zeiterfassung hat invoiz gerade uns Web-Workern einen großen Gefallen getan. Endlich können wir unsere Zeiten minutengenau auf den Kunden buchen und ihm entweder sofort oder später die ausgeführten Arbeiten in Rechnung stellen

Pro

  • Minutengenaue Zeiterfassung entweder durch Eingabe von Stunden und Minuten oder durch Angabe eines Zeitraums.
  • Schnelle und übersichtliche Rechnungsstellung der gebuchten Zeiten
  • Nachträgliches Editieren der gebuchten Zeiten als Rechnungsposten möglich

Con / Feature-Request

  • Leider existiert keine Möglichkeit, für Kunden einzelne Projekte anzulegen und die Zeiten in Projekte und Teilprojekte zu buchen. Das ist aber auch nicht Hauptaufgabe einer Software wie invoiz. Also kein „echter“ Con-Punkt.

Ausgaben erfassen

Invoiz erlaubt es uns, Ausgaben zu erfassen. Dabei können wir folgendes angeben:

  • Zahlungsempfänger
  • Details
  • Belegdatum
  • Betrag
  • Bezahlt ja / nein
  • Zahlungsart
  • Zahlungsdatum
  • Beleg-Upload

Der Beleg-Upload ermöglicht uns, den Beleg (Foto oder Scan der Kassenquittung, Rechnung im PDF-Format, …) im Cloud-Speicher von invoiz zu speichern und nachher wieder abzurufen. Sollte man also mal unterwegs sein und den Beleg – aus welchem Grund auch immer – benötigen: er ist da.

Was mit hier fehlt: Ich würde mir wünschen, dass die Zahlungsempfänger gespeichert würden und für die nächsten Eingaben als Autocomplete zur Verfügung stünden.

Noch wichtiger ist jedoch, dass unsere Ausgaben nachher alle im Steuerberater-Export vorhanden sein werden.

Der Steuerberater-Export

Der nächste Punkt, auf den ich eingehen möchte, ist der Steuerberater-Export. Ein ganz tolles Feature! Im Steuerberater-Export fasst invoiz alles zusammen.

Folgendes ist im Steuerberater-Export zu finden:

  • alle Ausgangsrechnungen in der Übersicht (Tabelle auf A4 quer)
  • alle Ausgangsrechnungen im PDF-Format
  • alle Ausgaben als Liste (Tabelle auf A4 quer)

Download eines Beispiel-Exports: Steuerberaterexport_2017-05-09

Der Steuerberater-Export ist gerade für Kleinunternehmer wie mich sehr hilfreich, da ich so schnell einen Überblick über meine Einnahmen und Ausgaben bekomme und meine Fibu – wenn ich sie denn nur in invoiz führe – innerhalb weniger Minuten komplett ausgedruckt oder zum Steuerberater gemailt bekomme.

Was ich mir wünschen würde:
Ja, auch hier würde ich mir etwas wünschen… und zwar wünsche ich mir

  • eine Extra-PDF im Export, auf welchem eine simple EÜR aufgeführt ist
  • die Option, die Ausgaben-Belege (analog zu den Ausgangsrechnungen) als Anhänge in das PDF einzufügen

Ansonsten ist der Steuerberater-Export ein absolut nettes und hilfreiches Feature.

Als nächstes: Was mir an invoiz fehlt. Feature Requests, guys!

Feature Requests

Natürlich gibt es immer etwas, was einem an einer Software fehlt. Das ist auch bei invoiz und mir der Fall. Doch sollte man das Folgende nicht als negative Kritik auffassen, sondern eher als Feature Requests :)

  1. Eine API
    Ich als Website-Betreiber nehme natürlich Geld über Wege ein, die ich in invoiz so nicht abbilden kann.
    So zum Beispiel eine Website, auf der Kunden Services buchen und direkt dort bezahlen können. Die Rechnungsgenerierung und der Rechnungsversand erfolgen direkt aus meinem eigenen System. Hier wäre es wirklich hilfreich, wenn ich per API die Rechnungsdaten (Kundendaten, Rechnungspositionen und -beträge sowie die Rechnung als PDF) direkt per API an invoiz senden könnte, damit diese auch in meinem Dashboard und Steuerberater-Export auftauchen.
  2. Eine Stoppuhr in der Zeiterfassung
    Ich fände es sehr hilfreich, wenn ich sowohl in der WebApp als auch in den nativen Apps eine Art „Stoppuhr“ haben könnte, um per „Start/Stop/Pause“-Funktion die Zeiten zu erfassen und dann einem Kunden zuordnen kann.
  3. Eine Suchfunktion im Ausgaben-Modul
    Für mich wäre es hilfreich, wenn ich in den Ausgaben nach einer bestimmten Ausgabe suchen könnte. Hier würde es (für mich) reichen, wenn ich über die Zahlungsempfänger und die Bemerkung zur erfassten Ausgabe suchen könnte.
  4. Ausgaben-Modul : Autocomplete für Zahlungsempfänger
    Quasi selbsterklärend :)

Das war es aber auch schon. Mehr habe ich nicht „zu meckern“ :)

Mein Fazit

Wie auch schon in meinen anderen Beiträgen geschrieben: Ich bin von Lexware zu invoiz gewechselt und habe es nicht bereut.

Natürlich ist invoiz vom Feature-Umfang her nicht mit Software-Riesen wie Lexware vergleichbar – aber das muss es auch nicht sein, denn die Zielgruppe ist eine vollkommen andere.

invoiz richtet sich an eine Zielgruppe, die es gewohnt ist, schnell, unkompliziert und effizient Dinge zu erledigen. Und genau das macht invoiz. Es gibt uns die Möglichkeit, schnell und effizient zu arbeiten.

Oder, um es mal anders auszudrücken: Du kannst, während Du ein Bierchen im Biergarten genießt, Deine Rechnungen schreiben, Zahlungen erfassen und gleichzeitig den Bewirtungsbeleg als Firmenausgabe hochladen.

Und was für mich fast noch wichtiger ist: invoiz hört zu! Ich habe schon mehrfach freundliche E-Mail- und Telefon-Konversationen mit den Leuten hinter invoiz gehabt. Die Macher von invoiz sind wirklich daran interessiert, Deine Ideen, Deine Wünsche und Deine Kritik zu hören. Und genau so macht es Spaß!

Probier es einfach mal aus. Es kostet ja nichts.

Viel Spaß!

Links zu invoiz:

Zur invoiz-Demo (Ohne Anmeldung)
Kostenlos für invoiz registrieren unter app.invoiz.de

invoiz ist auch auf Facebook. Hier kannst Du invoiz folgen, um immer über die neuesten Features auf dem Laufenden zu sein und wertvolle Tipps rund um die Buchhaltung zu erhalten.

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invoiz: Die Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer im Detail vorgestellt
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5 Antworten auf „invoiz: Die Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer im Detail vorgestellt“

  1. Hallo Christian Hänsel,
    ich kenne keine software die für Kleinunternehmer die Einhaltung der Umsatzgrenzen von 17.500 € überwacht. Aus meiner Beratung weiss ich, dass Existenzgründer in großer Anzahl darauf reinfallen, dass sie mit Erhalt der letzten Einkommensteuererklärung im Sommer plötzlich rückwirkend ca 3000,00 € Umsatzsteuer zahlen müssen. Es ist keine Schwierigkeit für eine Software zum Jahresende darauf hinzuweisen, welche Konsequenz die drohende Überschreitung hat.

    In der Hoffnung, dass auch das Entwickler Team mitliest. Denn das Kriterium die Kleinunternehmerschaft wohlmöglich zu verlieren, liegt nicht in der Hand des StB oder FA sondern allein in der Summenberechnung des Umsatzes. Und diese Funktion kann man einer Software zumuten und wünschen.

  2. Guten Morgen,

    vielen Dank für das ausführliche Review der Software.

    Du schreibst ja, dass du von Lexware zu Invoiz gewechselt bist.

    Hast du dir vor deinem Wechsel auch andere Online Accounting Softweare Anbieter, wie z.B. slickpie, zipbooks oder waveapps angeschaut? Wenn ja, wieso bist du letztendlich bei invoiz gelandet?

    Ich frage deshalb, weil ich gerne von GnuCash zu einer „leichteren“ Software wechseln möchte.

    1. Hallo Thomas,

      nein, ich habe mir keine anderen Anbieter angesehen, da invoiz mir auf Anhieb alles geboten hat, was ich wirklich brauche – und das kostenlos. Ich bin auch nach einem Jahr immer noch wunschlos glücklich, da auch meine anfänglichen Änderungs- und Erweiterungswünsche (u.a. Erweiterung des Steuerberater-Exports und Abo-Rechnungen) sehr zeitnah umgesetzt wurden.

      Was für mich auch noch sehr positiv an invoiz/deltra ist: Die Macher der Software sind sehr schnell in der Beantwortung von Kundenanfragen.

      Also kurzum: Die Software erfüllt alle meine Anforderungen und ist sehr günstig bzw. in einem gewissen Rahmen sogar kostenlos – so war ich nicht gezwungen, andere Tools zu testen :)

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